Cada vez mais clínicas trocam o papel pela tela: prontuários, receitas e laudos já nascem digitais em boa parte dos consultórios brasileiros. Mas essa migração só tem valor legal quando vem acompanhada da assinatura eletrônica, recurso que permite identificar quem assinou um documento, preservar sua integridade e dar segurança ao fluxo de informação.
Essa combinação de praticidade e segurança, porém, exige alguns cuidados. É importante entender os tipos de assinatura, as regras e como esse recurso pode ser usado na rotina médica. É isso que o My Smart Clinic explica neste artigo. Veja o que você vai encontrar:
- O que é assinatura eletrônica?
- Quais são os três tipos de assinatura eletrônica?
- Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
- Quais documentos médicos podem usar assinatura eletrônica?
- Como fazer uma assinatura eletrônica?
- Qual tipo de assinatura usar em documentos médicos?
Se o documento é digital, a assinatura também pode ser. Vamos entender como fazer isso da forma certa?
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é o recurso que permite formalizar documentos digitais sem a necessidade de impressão ou assinatura manual. Ela associa a identidade do profissional ao arquivo e ajuda a comprovar sua autoria e integridade. No dia a dia clínico, pode aparecer na emissão de receitas, no fechamento de laudos e na assinatura de termos de consentimento pelo paciente em um tablet ou celular.
O respaldo legal para esse recurso não é recente: existe desde 2001, quando a Medida Provisória nº 2.200-2 criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e deu validade jurídica aos documentos assinados eletronicamente. Anos depois, a Lei nº 14.063/2020 detalhou os níveis de assinatura eletrônica. Para documentos médicos, também existem regras específicas do Conselho Federal de Medicina (CFM) sobre o uso da assinatura digital.
Quais as vantagens da assinatura eletrônica?
Mais do que dar respaldo aos documentos digitais, a assinatura eletrônica ajuda a tornar a rotina da clínica mais simples e segura. Alguns dos principais benefícios são:
- Proteção contra alterações: o sistema pode identificar qualquer mudança feita no documento depois da assinatura;
- Identificação do signatário: os mecanismos de autenticação vinculam a assinatura à pessoa que assinou;
- Registro das ações: documentos podem manter informações como data, hora e autoria, facilitando a auditoria;
- Menos papel e mais organização: os arquivos ficam armazenados digitalmente, reduzindo o risco de perda ou extravio.
No dia a dia, a diferença está justamente aí: menos burocracia e mais controle sobre o que é assinado.
Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
A principal diferença está no modo como cada termo é usado. Tecnicamente, a assinatura eletrônica é o conceito mais amplo, que reúne diferentes formas de identificar o signatário e associá-lo a um documento digital. Já a assinatura digital costuma designar a assinatura eletrônica baseada em certificado digital e mecanismos de criptografia.
Assim mesmo, os dois termos aparecem muitas vezes como sinônimos no dia a dia, especialmente em softwares e materiais de mercado. Aliás, até mesmo a página do gov.br que explica os termos e expressões relacionadas a certificação digital, define os certificados emitidos no no âmbito da ICP-Brasil, como “assinatura eletrônica qualificada”.
Para documentos médicos, porém, mais importante do que o nome usado é saber qual modalidade de assinatura é exigida para cada documento. É isso que vamos ver a seguir.
Quais são os três tipos de assinatura eletrônica?
A legislação brasileira reconhece três tipos de assinatura eletrônica, cada um com um nível de segurança e exigência técnica diferente: simples, avançada e qualificada. Essa classificação está detalhada no supracitado Decreto nº 10.543/2020, que define em seu artigo 4º quando cada nível pode ou deve ser usado.
Abaixo, explicamos melhor o que caracteriza cada modalidade e por que essa diferença importa tanto para clínicas e consultórios.
Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples é o nível mais básico: ela identifica quem está assinando por meios como login e senha, código de confirmação ou outros dados associados ao signatário.
Não exige certificado digital ICP-Brasil e, por isso, pode ser usada em situações que não demandam um grau maior de garantia sobre autoria e integridade.
Para profissionais de saúde, porém, a assinatura simples não atende aos requisitos para documentos médicos eletrônicos. Nesses casos, a legislação prevê o uso de assinatura avançada ou qualificada.
Assinatura eletrônica avançada
A assinatura eletrônica avançada oferece um nível maior de segurança. Ela pode usar certificado digital não emitido pela ICP-Brasil ou outros mecanismos capazes de comprovar a autoria e a integridade do documento. Entre eles, podem estar recursos de biometria, autenticação em dois fatores e outros métodos que permitam vincular a assinatura ao profissional e detectar alterações posteriores.
A legislação reconhece essa modalidade para documentos eletrônicos de profissionais de saúde. Há, porém, regras específicas para determinados documentos médicos, que precisam ser observadas em conjunto com as normas do Conselho Federal de Medicina.
Assinatura eletrônica qualificada
A assinatura eletrônica qualificada é a mais segura das três e a mais aceita na maioria dos documentos médicos com valor legal. Ela depende de um certificado digital emitido pela ICP-Brasil, o que garante o mesmo peso jurídico de uma assinatura manuscrita reconhecida em cartório.
Na saúde, a assinatura qualificada é obrigatória para receituários de medicamentos sujeitos a controle especial e para atestados médicos emitidos em meio eletrônico. Além disso, a CFM exige assinatura digital com certificado e chave ICP-Brasil para seis documentos médicos emitidos por tecnologias digitais: prescrições, atestados, relatórios, solicitações de exames, laudos e pareceres técnicos.
Quais documentos médicos podem usar assinatura eletrônica?
Praticamente todos os documentos médicos podem ser emitidos em formato digital e receber assinatura eletrônica. Entre os mais comuns estão:
- Receitas médicas;
- Atestados;
- Laudos;
- Relatórios médicos;
- Solicitações de exames;
- Termos de consentimento;
- Documentos administrativos.
De acordo com a Resolução CFM nº 2.299/2021, prescrições, atestados, relatórios, solicitações de exames, laudos e pareceres técnicos devem ter assinatura gerada com certificado e chave ICP-Brasil, com NGS2. A norma também estabelece requisitos de identificação do médico e do paciente, além de data, hora e assinatura.
Já os termos de consentimento e documentos administrativos seguem as regras aplicáveis a cada documento. Em contratos, declarações e registros internos, por exemplo, pode ser utilizada assinatura eletrônica avançada quando não houver exigência específica de assinatura qualificada.
Como fazer uma assinatura eletrônica?
Assinar um documento eletronicamente pode ser um processo rápido e simples. Em uma clínica, tudo pode ser feito pelo próprio sistema de gestão, como o My Smart Clinic. Veja as principais etapas:
Escolha uma plataforma segura
O primeiro passo é contar com um sistema de gestão clínica que já integre a assinatura eletrônica ao fluxo de atendimento, evitando alternar entre vários programas.
O My Smart Clinic, por exemplo, reúne prontuário eletrônico, prescrição digital e emissão de documentos em um único ambiente. O sistema conta com assinatura eletrônica com certificado ICP-Brasil, por meio da integração com a Memed, trazendo mais segurança e rastreabilidade aos documentos assinados.
Cadastre o certificado quando necessário
Para documentos que exigem assinatura qualificada, como receitas e laudos, o médico precisa ter um certificado digital ICP-Brasil ativo, seja em token físico ou em nuvem. Esse certificado é vinculado ao CPF do profissional e deve ser cadastrado na plataforma antes da primeira assinatura. Termos de consentimento e documentos administrativos, por outro lado, geralmente dispensam essa etapa.
Gere o documento digital
Com o paciente já identificado no sistema, o próximo passo é gerar o documento (receita, atestado, laudo ou termo) preenchendo os campos obrigatórios diretamente no prontuário eletrônico.
Quando a plataforma está integrada ao histórico do paciente, boa parte das informações já vem preenchida automaticamente. É o que acontece no My Smart Clinic, que facilita a emissão de documentos e agiliza a rotina da equipe.
Revise as informações
Antes de assinar, vale conferir dados do paciente, datas, medicamentos e demais campos do documento. Esse cuidado evita retrabalho, já que, uma vez assinado com certificado digital, qualquer alteração invalida a assinatura e exige um novo processo do zero.
Assine e valide o arquivo
Com o documento revisado, o médico assina eletronicamente usando o certificado cadastrado ou o método definido pela plataforma. Depois de concluída, a assinatura pode ser conferida em validadores como o do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), garantindo que o arquivo não foi alterado após a emissão.
Envie o documento ao paciente
O documento assinado pode ser enviado ao celular do paciente, sem necessidade de impressão. No My Smart Clinic, por exemplo, as receitas prescritas pelo Memed podem ser enviadas gratuitamente ao paciente, agilizando o recebimento e facilitando o acesso ao documento.
Armazene o documento assinado
Depois que todas as assinaturas forem concluídas, o documento deve ser armazenado de forma segura e acessível. Isso facilita consultas futuras e evita que a equipe precise procurar versões físicas em arquivos ou pastas.
No My Smart Clinic, os documentos assinados ficam salvos no prontuário digital do paciente. Assim, a documentação permanece organizada e disponível quando necessário.
Qual tipo de assinatura usar em documentos médicos?
Os principais documentos médicos eletrônicos precisam de assinatura qualificada. Ou seja, aquela baseada em certificado digital ICP-Brasil. Isso vale, por exemplo, para prescrições, atestados, relatórios, solicitações de exames, laudos e pareceres técnicos, além de receituários de medicamentos sujeitos a controle especial.
Esse padrão ajuda a comprovar a autoria do documento e a preservar sua integridade, além de atender às exigências específicas para documentos médicos digitais. Por isso, ao escolher uma solução para a clínica, vale verificar se ela oferece assinatura qualificada e permite manter os documentos assinados de forma segura.
Sua clínica ainda perde tempo com papel e assinaturas?
A assinatura eletrônica permite formalizar documentos médicos em formato digital, com segurança, integridade e comprovação de autoria. Para os documentos que exigem maior nível de proteção, a assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil atende às exigências legais e profissionais.
Mais do que substituir o papel, a tecnologia ajuda a tornar esse processo mais simples. Em vez de imprimir documentos, coletar assinaturas e organizar papeis, a equipe pode enviar, assinar e armazenar tudo digitalmente, com mais agilidade e organização.
É essa proposta que o My Smart Clinic leva para a gestão de clínicas: uma plataforma que ajuda a simplificar o uso de documentos digitais, com recursos para assinatura eletrônica, envio de arquivos e mais segurança no processo.
Além disso, o software reúne prontuário eletrônico, agenda inteligente, gestão financeira, telemedicina ilimitada e outros recursos em um único sistema. Assim, a tecnologia deixa de cuidar apenas dos documentos e passa a apoiar diferentes etapas da gestão da clínica.
Quer simplificar a rotina e a gestão da sua clínica? Fale com uma consultora do My Smart Clinic e saiba como podemos te ajudar.
