Quando não há uma boa administração desse espaço, materiais importantes podem ser perdidos ou esquecidos, o que gera custos adicionais. E mais, as compras tendem a render menos e a falta de material pode prejudicar (até impossibilitar) o tratamento dos pacientes.

Nos próximos tópicos, nós explicamos como melhorar a gestão de almoxarifado do consultório, tornando-o mais funcional e estratégico. Portanto, continue a sua leitura.

Faça o levantamento de tudo o que tem

É necessário fazer o levantamento de tudo o que realmente há no almoxarifado, afinal, não dá para ficar no “eu acho”. Confiar na memória ou mesmo em registros obsoletos é um erro, então é crucial ter um cadastro mais minucioso, atual e bem-arquivado.

Para tanto, faça um inventário dos materiais de uso interno que estão no consultório (por exemplo, nas salas de consulta ou recepção) e dos que estão especificamente armazenados no almoxarifado. É interessante reunir uma equipe bem-preparada.

Caso tenha um registro dos materiais que constam no consultório, imprima e avalie se a conta fecha (isto é, se o total de itens físicos confere com o que está na planilha). No entanto, se ainda não tem um registro, faça o levantamento e aproveite para registrá-lo.

Pense na estrutura do almoxarifado

O almoxarifado deve ser bem estruturado para acondicionar corretamente os materiais de uso interno. Medicamentos, por exemplo, devem ser guardados com segurança e o mesmo vale para seringas, gazes, bolsas térmicas e vários outros itens.

Portanto, avalie se o almoxarifado tem uma estrutura eficiente. Há prateleiras suficientes? Os produtos mais importantes podem ser guardados separadamente, em um ambiente mais restrito? A temperatura do local é a correta para os materiais?

Se o almoxarifado não tiver uma estrutura pertinente, o risco de que os materiais sejam armazenados de qualquer forma é maior, o que aumenta as perdas e impossibilita a organização dos materiais de uso interno. Então, invista na estrutura.

Melhore a organização dos materiais de uso interno

Agora que sabe exatamente o que tem no consultório e também que há uma estrutura minimamente adequada para o armazenamento, é preciso pensar na organização dos materiais. Eles obviamente não podem ser dispostos de qualquer modo.

Você pode arrumar os materiais de acordo com três ordens:

1. numérica (1, 2, 3, 4);
2. alfabética (a, b, c, d, e, f, g);
3. alfanumérica (1a, 1b, 1c).

Alguns sistemas gerenciais convertem o nome do produto em um código numérico, o que tende a facilitar a busca. Outra possibilidade é organizar pelo próprio nome do material, classificando as estantes por letras. Ou, ainda, é viável mesclar os dois modelos, alfanumérico, prática muito comum nos estoques maiores.

É preciso, claro, separar corretamente os materiais. Aqueles de uso administrativo diário não podem ficar próximos dos que são de utilização médica. É necessário ter cuidado.

Saiba o ponto certo de pedir novos materiais

O espaço do almoxarifado é escasso. Se pedir coisas demais, não vai conseguir guardar tudo. Porém, se tiver itens de menos, a área ficará ociosa e os materiais armazenados podem até ser insuficientes para atender a demanda dos pacientes.

Em vista disso, é preciso entender qual o ponto de pedido ideal. Isso pode ser feito por meio de um gráfico chamado dente de serra, que leva em consideração o número de itens em estoque, o tempo médio de reposição e a demanda média pelos materiais.

Ao identificar o ponto de pedido, poderá garantir que o almoxarifado funcione de modo exato. Nunca terá itens demais nem a menos, pois sempre será obedecido um limite máximo ou mínimo. Assim, o nível de controle será muito superior.

Adote filosofias e técnicas de melhoria contínua

O processo de melhoria contínua é uma obrigação, especialmente para consultórios médicos que objetivam altos padrões de qualidade. Errar deve ser algo realmente raro, afinal, está lidando com pacientes que necessitam de um ótimo tratamento.

Portanto, para melhorar a gestão de almoxarifado, estimule todos os profissionais a abraçar uma filosofia de melhoria contínua, bem como técnicas de gestão da qualidade. Uma das mais conhecidas é o 5S, que representa 5 palavras do japonês:

1. Seiri — senso de utilização: mantenha o que é realmente útil;
2. Seiton — senso de organização: organize as coisas da melhor forma possível;
3. Seiso — senso de limpeza: preserve o local limpo e higienizado;
4. Seiketsu — senso de padronização: padronize as melhores práticas;
5. Shitsuke — senso de disciplina: discipline-se para manter o alto padrão.

Outra opção é adotar filosofias do tipo “qualidade total”, “erro zero” ou “mudança para melhor” ao longo do expediente. Aproveite para premiar os talentos que mais se envolvem com o assunto e abraçam os programas de gestão da qualidade.

Use a tecnologia em seu favor

Nossa última dica é contar com a ajuda da tecnologia. É muito difícil (até impossível, no caso dos estoques maiores) manter altos padrões de qualidade, se não contar com a ajuda de softwares gerenciais.

Consultórios que insistem em fazer tudo manualmente ou com ferramentas inapropriadas (o Excel, por exemplo) tendem a ser menos produtivos e a falhar mais do que seus competidores. Por essa razão, tornam-se pouco competitivos.

A tecnologia ajuda a reverter esse cenário. Bons softwares permitem registrar os itens que estão no almoxarifado, acompanhar o uso desses produtos, melhor avaliar o ponto de pedido, bem como monitorar determinados indicadores de desempenho.

Há muitas dicas para investir em um bom software, como buscar por um fornecedor de confiança e fazer um teste grátis do sistema. Também é interessante adotar um sistema generalista, que integre os diversos setores da clínica médica.

O sistema de gestão “My Smart Clinic” atende a todos esses quesitos. Com ele, fica mais fácil manter o estoque atualizado e garantir que não falta nada ao longo das operações diárias. Além disso, terá acesso a relatórios e indicadores mais precisos.

E então, gostou do nosso artigo e sabe como melhorar sua gestão de almoxarifado? Aproveite para entrar em contato conosco, conhecer o “My Smart Clinic” e verificar como ele pode ajudar na gestão do seu consultório, de ponta a ponta. Vamos lá!

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