Embora essas taxas impactem no trabalho do médico, elas podem ser mais facilmente monitoradas pela secretária por estarem relacionadas a processos que fazer parte do dia a dia dela, como agendamento e cancelamento de consultas. Então, neste post você saberá quais são os indicadores de desempenho ou KPIs (Key Indicator Performance) que precisam ser acompanhados na sua clínica. Confira!

1. Taxa de cancelamento

A taxa de cancelamento de consultas indica a quantidade de agendamentos realizados que foram cancelados. Quando ela está muito alta, pode indicar que há algum problema com o atendimento da clínica ou que os pacientes não estão muito convencidos da sua real necessidade de tratamento.

2. Absenteísmo nas consultas

O absenteísmo é ainda mais grave que o cancelamento, pois torna o horário agendado improdutivo, uma vez que não é possível marcar outro paciente nele com antecedência. Essa taxa revela os mesmos tipos de problemas que a de cancelamento, porém, ainda mostra o percentual de horários desperdiçados na agenda do médico.

3. Taxa de retorno

O retorno da consulta médica é um meio de verificar se o tratamento sugerido está surtindo o efeito esperado, por isso, ele deve acontecer até para tratamentos estéticos. Quando os pacientes não retornam à consulta, pode indicar que não se conseguiu o resultado esperado e buscaram por outro profissional, ou ainda, uma vez livres dos sintomas mais incômodos tenha desistido do tratamento. Em ambos os casos, é necessário que se entenda o motivo para o paciente não ter retornado e que se busque corrigir o problema que levou a isso.

4. Tempo na sala de espera

O tempo na sala de espera indica uma desorganização na agenda do médico e, quando muito alto, pode afastar pacientes que não tem disponibilidade para esperar. Além de monitorar essa taxa, também é preciso estabelecer um tempo máximo de espera e criar meios para que ele seja respeitado.

5. Média de consultas por paciente

Monitorar a quantidade média de visitas por paciente ajuda inclusive no planejamento financeiro e de marketing da clínica. Uma vez que se torna possível identificar, pelo número de atendimentos, quando será necessário adquirir um cliente novo para ocupar aquele tempo na agenda do médico.

6. Perda de materiais no almoxarifado

A maioria dos materiais utilizados em consultas e procedimentos médicos tem uma data de validade que deve ser respeitada. Quando a taxa de perda fica muito alta significa que é preciso repensar os processos de compra e de estocagem de materiais.

Como você viu, os indicadores de desempenho são ferramentas importantes que auxiliam na correção de problemas que afetam o crescimento da clínica e, ainda, que indicam oportunidades de ampliação. Por isso, não podem deixar de ser controlados em hipótese alguma. Muitos deles podem ser monitorados com mais precisão com a ajuda de um software de gestão para clínicas.

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