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21 setembro 2021
Controle de pacientes: 8 dicas para reduzir a taxa de ausência

O controle de pacientes é um dos maiores desafios de clínicas e consultórios médicos de todo o planeta, uma vez que as faltas e abstenções têm um impacto bastante relevante no balanço orçamentário dessas instituições. Diante dessa realidade, conhecer algumas dicas para reduzir a taxa de ausência pode ser uma excelente ideia.

É possível, por meio de algumas ações pontuais e de estratégias relativamente simples, mudar esse cenário e fazer com que o público esteja mais presente, impactando direta e positivamente os resultados da empresa. Confira o conteúdo que preparamos a seguir e descubra como fazer isso!

 

1. Tente fidelizar os pacientes

 

O primeiro passo para reduzir a taxa de ausência é tentar fidelizar os pacientes, fazendo com que eles não sejam meros clientes da sua empresa, mas sim parceiros duradouros e satisfeitos. Obviamente, para conseguir isso na área de saúde, prestar um bom atendimento, com bons conhecimentos técnicos, é algo imprescindível.

 

Também é bastante recomendável que você invista no ambiente propriamente dito, tornando a visita de cada pessoa um momento agradável, até porque as consultas podem causar um pouco de ansiedade e apreensão. Invista em uma máquina de café, ar-condicionado e uma televisão, além de revistas e jornais do dia.

 

2. Treine os seus funcionários

 

Não importa quais são as estratégias que você escolheu para fidelizar os seus pacientes e tampouco os métodos que você aplicará para gerenciar a sua agenda: com funcionários mal treinados, tudo pode ir por água abaixo. Lembre-se que, na maioria das vezes, esses profissionais são o seu cartão de visitas.

 

Sendo assim, encare os treinamentos não como uma despesa, mas sim como um investimento de retorno garantido. Cursos específicos para as áreas de recepção são uma excelente iniciativa, além de outros que envolvam a capacidade de lidar com o público. Até mesmo a internet tem opções interessantes.

 

3. Confirme consultas com antecedência

 

Confirmar as consultas é uma prática empregada com muito sucesso por muitas clínicas e consultórios, ajudando a diminuir as faltas e até mesmo os atrasos. Felizmente, nos dias de hoje, isso pode ser feito de maneira bastante prática, com mensagens de celular e até mesmo via aplicativos de comunicação, como o WhatsApp.

 

4. Utilize as tecnologias disponíveis

 

A tecnologia é uma poderosa aliada de qualquer empresa nos dias de hoje e, por isso mesmo, você não deve abrir mão de um bom sistema de gestão de clínicas. Esse tipo de ferramenta tem um excelente custo-benefício e pode ajudá-lo não apenas a reduzir o número de ausentes nas consultas, como também a fazer um controle efetivo de pacientes.

 

Deixe as agendas e fichas de papel de lado, entrando com tudo na era digital. Um bom software ajudará a tornar o dia a dia do seu consultório muito mais eficaz, marcando e desmarcando agendamentos em tempo real, enviando notificações, personalizando datas e mandando lembretes, entre outras funções.

 

5. Estime um tempo de atendimento

 

A pontualidade é algo bastante valorizado pelos pacientes na área de saúde e, por isso mesmo, estimar um tempo aproximado de atendimento não apenas é uma ação inteligente para a sua própria organização, como também, no final das contas, ajuda a reduzir o número de faltas na sua clínica como um todo.

 

Logicamente, você sabe que cada consulta é diferente e definir um período exato pode ser inviável. No entanto, é possível estipular um número médio, definindo intervalos de dez ou quinze minutos, por exemplo. Assim, você ganha um tempo extra de manobra em caso de imprevistos, sem prejudicar o próximo atendido.

 

6. Unifique compromissos e consultas

 

Outra estratégia muito interessante e que pode contribuir para a gestão do seu consultório é tentar unificar os compromissos dos pacientes. Isso pode fazer com que você e, principalmente, seus funcionários consigam ter um controle adequado da agenda.

 

Obviamente, essa tática varia de acordo com a sua especialidade e com a clínica em si. Uma boa ideia, por exemplo, é agendar parentes em horários consecutivos, pois eles virão juntos e lembrarão do atendimento um para o outro. O mesmo princípio vale se você disponibilizar procedimentos ou exames no mesmo local.

 

7. Crie uma política de consultas

 

Poucos profissionais da área de saúde pensam sobre esse tema, mas o fato é que criar e, acima de tudo, divulgar uma boa política de consultas pode ser uma ideia muito inteligente para diminuir o absenteísmo no consultório. E o melhor de tudo é que, ao contrário do que possa parecer em um primeiro momento, essa é uma estratégia simples.

 

Muitos pacientes não sabem que pode existir algum problema ou penalização quando eles deixam de vir no horário marcado. Por mais que isso possa soar antipático, procure esclarecer esse fato, ao mesmo para quem falta recorrentemente, explicando os problemas do não comparecimento e pedindo para que, se for o caso, desmarquem com antecedência.

 

8. Invista no marketing médico

 

Isso pode parecer um pouco estranho para quem não está acostumado com a área de marketing e merchandising, mas profissionais e empresas com mais autoridade e reconhecimento no mercado acabam sendo mais respeitadas pelo público, inclusive com a diminuição de faltas e atrasos na hora dos atendimentos.

 

Diante dessa realidade, apostar as suas fichas em ações de divulgação, que aprimorem a sua imagem perante a sociedade é algo muito interessante. Lembre-se de que pode ser muito mais eficaz contar com uma agência especializada do que se arriscar a fazer isso sozinho ou com a colaboração de quem tem poucos conhecimentos sobre o assunto.

 

As faltas são extremamente prejudiciais para qualquer profissional de saúde, causando sérios problemas no orçamento e na agenda. No entanto, seguindo essas dicas para reduzir a taxa de ausência nas consultas, você  consegue diminuir sensivelmente o número dos pacientes faltantes. O resultado do controle de pacientes é uma melhora nas suas margens de lucros no final do mês!

 

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