Depois de anos se dedicando aos estudos, você finalmente tem o seu diploma em mãos e está pronto para dar o próximo passo na sua carreira: montar o seu consultório ou clínica.
Contudo, a faculdade de medicina te preparou para cuidar de pacientes, não para lidar com a parte administrativa, financeira e outros tópicos fundamentais para que o seu consultório ou clínica sobreviva no mercado.
O resultado é que muitos negócios fecham antes dos três anos de operação e a pior parte nem é essa. É saber que o fechamento não aconteceu por falta de excelência profissional, mas por não ter o conhecimento de gestão necessário para sobreviver.
Veredito de Sobrevivência: os fatores de risco para clínicas recém-inauguradas
Apesar de serem formidáveis em suas áreas, muitos médicos, biomédicos e outros profissionais da saúde pecam na gestão da clínica ou do consultório.
A falta de organização da agenda, de controle de estoque e misturar as finanças pessoais com as do espaço, por exemplo, são alguns fatores que comprometem a administração eficiente do espaço.
Além disso, você precisa ter em mente que o seu paciente é, também, um cliente em busca de uma experiência agradável no consultório, e tratá-lo como “só mais um atendimento” pode custar o seu retorno.
Um sistema de gestão para clínicas pode minimizar ou até mesmo eliminar a ocorrência desses problemas. Essa plataforma otimiza processos, auxiliando no gerenciamento da clínica e na otimização do seu tempo, possibilitando que você assuma o controle e ajudando a sua clínica a ultrapassar os três anos de funcionamento.
Porque sobreviver no mercado não é sorte, é estratégia.
É o resultado de foco, trabalho, e de um plano estratégico bem estruturado e executado. Para isso, o primeiro passo deve ser enxergar a clínica como um negócio baseado em três pilares:
- Gestão: é a parte analítica do plano, envolvendo o planejamento, a análise de desempenho com métricas claras e um controle orçamentário rígido.
- Experiência do Paciente: abrange toda a jornada do cliente, desde o primeiro contato até o período pós consulta ou procedimento.
- Tecnologia: uma boa plataforma de gestão impulsiona a eficiência da clínica automatizando tarefas mais básicas, armazenando dados de pacientes e facilitando o acesso a eles tanto antes quanto depois da consulta.
As clínicas que se consolidam no mercado colocam esses pilares em prática em busca da estabilidade que precisam para manter um negócio saudável. Só depois de atingir esse objetivo é que o foco muda para o crescimento.
Experiência do cliente aplicada ao seu paciente
Considerado por muitos uma arte, conquistar e fidelizar clientes é um processo estratégico com foco na humanização do atendimento com pequenas ações que não demandam alto investimento e nem a estrutura perfeita.
O relacionamento começa antes do paciente pisar na clínica
Atualmente, muitos pacientes preferem realizar o agendamento online, visto que não precisam aguardar o telefone ser atendido, o WhatsApp ser respondido ou parar o que estão fazendo para entrar em contato com a clínica no horário de expediente.
Outra estratégia simples, porém efetiva, que você pode implementar é automatizar o envio de lembretes por WhatsApp ou SMS. Com eles, você não só refresca a memória do seu paciente, como oferece a possibilidade de confirmação ou cancelamento e ainda reduz as faltas.
A primeira impressão presencial é tudo
Contar com uma recepcionista atenciosa, que cumprimenta o paciente com educação, oferece água, chá ou café são diferenciais simples e que não demandam investimento. Caso você queira impressionar de verdade, prepare um “Cantinho do Café” com a bebida fresca e bolo ou biscoitos.
Simples, mas eficaz.
Você também pode orientar a sua secretária a informar os pacientes quando você estiver atrasado e quanto tempo irá levar para que ele seja atendido. Assim, ele tem a sensação de que seu tempo é valorizado e pode escolher se deseja manter consulta ou se prefere reagendar.
Esteja presente para o seu paciente
Durante a consulta, não esteja apenas “de corpo presente” em frente ao seu paciente. Escute-o com atenção, fazendo contato visual com ele, ao invés de passar a consulta inteira digitando no computador.
Sabemos que você está fazendo anotações pertinentes sobre o atendimento, mas o paciente não sabe e você pode acabar prejudicado.
Com uma plataforma de gestão eficiente, você contorna essa situação com facilidade já que esses sistemas contam prontuários eletrônicos e IA, possibilitando a gravação, transcrição e resumo automáticos das consultas, garantindo que o seu foco esteja no paciente.
O cuidado continua depois da consulta
O atendimento não precisa terminar quando o paciente sai do consultório. Existem algumas ações que você pode implementar para dar seguimento ao processo de encantamento, como:
- Encaminhar orientações sobre o tratamento por escrito ou em áudio;
- Relembrar as orientações pré ou pós-procedimento;
- Reforçar os cuidados necessários (em caso de curativo);
- Caso haja a necessidade de retorno ao consultório, você pode automatizar um lembrete por SMS ou WhatsApp.
Com essas ações aliadas a um sistema de gestão bem implementado, você irá elevar o padrão de atendimento e criar a experiência necessária para transformar pacientes em verdadeiros embaixadores da sua clínica.
A tecnologia deve ser usada a seu favor
A tecnologia não deve ser utilizada apenas para encantar seus pacientes já existentes, mas para conquistar novos clientes e as redes sociais são perfeitas para essa missão. Nelas, você pode dar dicas, apresentar casos de pacientes (sem revelar nomes ou fotos) ou apenas mostrar sua rotina.
Aliás, esse tipo de conteúdo gera identificação, mostrando que, além de profissional da saúde competente, você é “gente como a gente”. No início será difícil aparecer, mas valerá a pena.
My Smart Clinic: Seu Parceiro Estratégico para Aumentar a Longevidade
O My Smart Clinic atua como o parceiro estratégico que preenche a lacuna entre a intenção e a execução já que conta com funcionalidades que facilitam o controle administrativo de clínicas e consultórios.
Para isso, o sistema conta com funcionalidades como agendamento online, prontuário com IA, que grava e transcreve os pontos importantes da consulta, controle financeiro total para que você saiba como está seu fluxo de caixa e outros recursos que irão colaborar com a longevidade da clínica ou consultório.
A alta taxa de fechamento de clínicas e consultórios é real, mas ela não precisa assombrar o seu espaço. Com My Smart Clinic você conta com um importante aliado para fazer com que o seu consultório supere os três verões, invernos e muitas outras estações.
